TL;DR: Pokud nemáte problém se zapomínáním či organizací svých činností, můžete s klidem zbytek článku přeskočit.

Tento způsob evidence a odbavování úkolů je pouze pro krátkodobé úkoly, které přichází během týdne a je třeba je odbavit. Neslouží k odbavování úkolů dlouhodobých cílů, k těm je třeba přistupovat jinak.

Na úvod

Jelikož pracuji jako programátor, tzn. pracuji hlavou a potřebuji se často velmi intenzivně soutředit a ideálně hluboce přemýšlet, dělá mi problém pamatovat si a ve správnou chvíli si vybavit všechny ostatní úkoly, které bych měl dělat – vyzvednout dítě ze škoky, zastavit se na nákup, vybrat peníze z bankomatu, zajít na úřad, odeslat e-mail, domluvit schůzku, zavolat zubaři, poslat dopis atd., zkrátka je toho hodně. Když jsem na toto všechno používal jen hlavu, často se mi stávalo, že jsem na něco zapomněl nebo mi to naopak bránilo naplno se věnovat nějaké činnosti - stále jsem myslel na to, že musím např. odejít z práce nejpozději v 15 hodin, abych stihl vyzvednout dceru ze školy.

Co s tím?

Základní pravidlo je snadné - delegovat. Co sám nezvládám nebo na co nejsem dobrý, je ideální svěřit někomu či něčemu spolehlivějšímu. A nemusí to být vůbec sekretářka, v tomto případě si lze pohodlně vystačit s nástrojem pro práci s úkoly.

Co použít?

Jsou dvě cesty - papírová a elektronická. Jelikož k papíru netíhnu a píšu pomalu, je pro mě jasná volba elektronická, a to nejen z těchto důvodů - oceňuji především její rychlost a praktičnost. Používám několik let aplikaci Todoist, takže příklady budu uvádět z ní (základní verze je zdarma).

Sběr

Ač se může zdát, že vkládání nových úkolů je triviální, je dobré si i tady stanovit pravidla.

Pokud eviduji úkol, pouze ho zapíšu a tím končím. Žádné zařazování do projektů, žádné štítkování, žádné stanovování termínů. Jen zapsat.

Pro tento způsob sběru úkolů je dobré mít tzn. Inbox, čili neutrální složku (nebo list papíru), kam padají všechny nové úkoly. Je to důležité z toho důvodu, abych ve chvíli psaní úkolu přemýšlel pouze nad formulací úkolu, nikoliv jeho zařazováním či termínováním. V případě, že mě nějaký úkol napadne např. při intenzivním řešení nějakého složitého algoritmu, jsem schopen ho jednoduše a rychle zapsat aniž bych nad ním musel přemýšlet a bez přerušení se vrátit k řešenému algoritmickému problému, protože vím, že na daný úkol nezapomenu a vrátím se k němu až na to budu mít prostor.

Pozor! Při sběru úkoly nikdy neřeším, ledaže by na to byl zrovna vhodný čas a prostor. Výjimkou též může být, že se úkol musím stihnout ještě ten samý den, pak si jeho řešení rovnou naplánuji na určitou hodinu.

Organizace

Jakmile mám nasbírané úkoly, můžu je začít organizovat. Na organizaci si vyhradím cca. 15 minut a postupně procházím všechny úkoly z Inboxu. Ty které mohu vyřešit do dvou minut, vyřeším rovnou. Ostatní zařadím do příslušných projektů, oštítkuju, nastavím prioritu a většinou jim dám termín. Bez termínu jsou pouze úkoly, které nejsou důležité a mohu je splnit kdykoliv později (např. nejrůznější nápady).

Neplánuji si úkoly na konkrétní časové úseky dne, pouze si dávám pozor, aby součet náročnosti všech úkolů nepřesahoval více než 4 hodiny. Obecně platí, že je lepší plánovat méně úkolů než více, takže když přijdou nečekané úkoly, není třeba kvůli nim přeplánovávat už naplánované, což u mě bývá značně demotivační.

Projekty

Slouží jako šanony pro jednotlivé úkoly. Můžou reprezentovat obecné (osobní, domácnost, blog, návštěvy) či konkrétní cíle (angličtina, studium, zaměstnání).

Štítky

Mám dvojího typu - lokalita a náročnost. Lokalita je např. domov, město, obchod, telefon, notebook atd., zkrátka místo, kde daný úkol můžu řešit. Náročnost pak udává, kolik řešení zhruba zabere času - 10, 30, 60, 120 či 240 minut.

Priorita

Je rozdělena na čtyři úrovně:

  1. úkol musí být v daný termín vyřešen
  2. úkol by bylo skvělé vyřešit dnes, ale vydrží to i do zítra
  3. úkol je nutné vyřešit v rámci týdne
  4. úkol nijak nespěchá

Termín

Typicky zadávám den, pokud je to nutné pak i čas (zadání času = automatická upomínka).

Většina úkolů má konkrétní datum, jsou však i úkoly, který se v určitých intervalech opakují. U těch je pak třeba nastavit začátek a interval opakování, např. denně, každé pondělí, každý pracovní den, jednou za tři týdny, vždy 3. v měsíci atd. U intervalu je pak možné nastavit jeho počátek a konec (ne všechny úkoly se opakují do nekonečna).

Každý večer by tak měl být Inbox prázdný, abych každý nový den začínal s čistým stolem.

Řešení

Je důležité vědět dvě věci - jaký úkol řešit a jak ho řešit.

Jaký úkol řeším podle tří metrik - času, priority a náročnosti.

Čas

Pokud mám k úkolu přiřazený i čas, vyskočí na mě v dotyčnou hodinu upomínka a já se snažím úkol co nejdříve splnit (např. telefonický hovor).

Priorita

Ideálně úkoly řeším podle priority, tzn. od nejvyšší po nejnižší. Rozhodně je lepší stihnout méně prioritnějších úkolů než více neprioritních.

Náročnost

Pokud mám např. 10 minut před odchodem z domu, nerad rozdělávám nějaký složitější úkol, raději vyřeším pár jednoduchých.

Jak úkol řešit pak vyplývá buď z jeho názvu (např. “zavolat zubaři”) nebo komentáře k úkolu, pokud je postup řešení složitější. Vždy je důležité, abych hned po zvolení úkolu věděl, co mám dělat. Pokud to z názvu úkolu přímo nevyplývá, napíšu si detailnější informace do poznámek k úkolu (lze přikládat i soubory).

Vyhodnocování

Plánování úkolů na další týden a revizi předchozího týdne dělám pravidelně v neděli. Přitom procházím a přeplánovávám úkoly, které jsem nestihl a kontroluji a zařazuji úkoly na celý další týden.

Pokud jsem v minulém týdnu nestihl příliš mnoho úkolů (tzn. více než pět), snažím se na následující týden plánovat spíše méně úkolů.

Závěrem

Zařazení nástroje na správu úkolů mi do života přineslo spoustu dobrých, ale bohužel i špatných zkušeností. Najednou znám všechny úkoly, které mám nebo bych chtěl stihnout a mám jistotu, že na žádný z nich nezapomenu. Na druhou stranu mám pocit, že mi to někdy paradoxně přináší více stresu, když dochází k častému přeplánovávání. Myslím si, že je to celé o tom naučit se dobře plánovat a především prioritizovat úkoly a taky respektovat, že někdy se prostě vše stihnout nedá, zvláště v případě nenadálých událostí.

Obecně si myslím, že je těžší úkoly řešit než organizovat (zvláště ty složitější). A pak samozřejmě řešit úkoly podle priority, kterou jsem jim přiřadil - často rád řeším prvně neprioritní úkoly, které mám hotové hned (dopamin), před těmi náročnějšími ale prioritnějšími.

Další informace:

http://www.forbes.cz/jak-poznat-nastroj-diky-kteremu-si-zvladnete-efektivne-zorganizovat-praci/